2 Werken

Instroom
In 2020 zetten we de eerste stappen naar optimalisering van het formatieproces. Door het proces eerder op te starten waren we in de gelegenheid om onze vacatures ongeveer een maand eerder te publiceren dan voorheen. Dit leidde ertoe dat we aanzienlijk meer reacties ontvingen op onze vacatures. Daarbij bleek ook het imago van het Koning Willem I College als werkgever én het feit dat we als organisatie nog steeds groeien, een belangrijke factor.

Voor de werving van nieuwe medewerkers maken we vooral gebruik van onze ‘Werken bij-site’, LinkedIn en Meesterbaan. Daar waar nodig breiden we onze wervingskanalen uit. Om de uitstraling eigentijdser te maken, pasten we onze vacatureteksten aan en draaiden we een pilot met een nieuwe lay-out bij de afdeling ICT-academie. Ook pasten we onze website aan, waardoor het delen van vacatures in netwerken gemakkelijker werd. 

Vanwege corona waren we genoodzaakt om een groot deel van de gesprekken digitaal te laten verlopen. Dat bracht nieuwe inzichten en manieren van werken. Online speeddates maakten een eerste kennismaking met meer kandidaten mogelijk. We vulden in 2020 in totaal 192 vacatures succesvol in. 

Door een sterke wervingscampagne in te zetten en gerichte verbeteringen in het aannameproces, lukte het dit jaar om een aantal bevoegde leraren ICT voor de ICT-academie aan te nemen. In deze sector, evenals in de sector techniek, is al langere tijd sprake van een krappe arbeidsmarkt. 

Differentiatie en lef in het aanstellingsbeleid
Als Koning Willem I College willen we een aantrekkelijke werkgever zijn op de arbeidsmarkt. Daarom besloten we ons aanstellingsbeleid tegen het licht te houden. Het nieuwe beleid sluit aan bij de nieuwe wetgeving (WAB), de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en de wensen van onze (potentiële) medewerkers. En draagt bij aan onze speerpunten 'magneet voor talent' en 'innovatieve en eigentijdse werkgever'.

In 2020 ontwikkelden we een nieuw aanstellingsbeleid, waarmee de Ondernemingsraad instemde. Dit beleid ging in op 1 januari 2021 en is erop gericht om voldoende aantrekkingskracht te hebben in tijden van groei en schaarste en tegelijkertijd slagvaardig te blijven in geval van teruglopende studentenaantallen. 

Het nieuwe beleid maakt het mogelijk om een medewerker al na een eerste tijdelijk contract van twaalf maanden een contract voor onbepaalde tijd aan te bieden. Mits de ontwikkelingen in de organisatie en de studentaantallen dit toelaten.

Personeelsaantallen
Op 31 december 2020 hadden we 1.409 medewerkers in dienst; dat is een toename van 46 medewerkers ten opzichte van 31 december 2019. Het aantal fte’s is gestegen van 1.116,4 naar 1.127,3. 

Van het totale personeelsbestand had 80,1% aan het einde van 2020 een vaste aanstelling; in 2019 was dat 82%. De verhouding tussen mannen en vrouwen is met respectievelijk 41% en 59% ongeveer gelijk gebleven. De gemiddelde leeftijd is met 0,1 jaar gestegen naar 47,1 jaar. Het aantal fulltime aanstellingen bedraagt 589, tegenover 820 parttime aanstellingen.

Uitstroom
In 2020 stroomden 139 medewerkers om diverse redenen uit. De grootste uitstroom zagen we vanwege de volgende redenen: bij 41 medewerkers was sprake van ontslag op eigen verzoek; 32 medewerkers gingen met pensioen of keuzepensioen. Bij 24 medewerkers liep het dienstverband van rechtswege af.

Lees hier verder voor meer inzicht in de kenmerken van ons personeelsbestand.

Beheersing van uitgaven over uitkering na ontslag
Het college is als onderwijsinstelling eigen risicodrager voor de Werkloosheidswet (WW). Dit betekent dat de kosten van de WW-uitkering van oud-werknemers voor rekening van het college komen. Daarnaast kent de cao-mbo een aanvullende uitkering op de WW-uitkering, de Bovenwettelijke Werkloosheidsregeling (BWW). Eind 2020 hadden 14 oud-werknemers een BWW-uitkering. Dit zijn 2 medewerkers meer dan eind 2019. De kosten voor de WW en de BWW zijn licht gestegen ten opzichte van 2019. 

Het college heeft als oud-werkgever de wettelijke taak om de re-integratie van de oud-werknemers die een WW-uitkering hebben te verzorgen. Hiervoor is een extern bureau ingeschakeld, dat ondersteunt bij het vinden van werk. 

Blijvende aandacht voor Strategische Personeelsplanning (SPP)
Strategische personeelsplanning is een wezenlijk onderdeel van een professioneel HR-beleid. Op het juiste moment kunnen beschikken over goed gekwalificeerde, betrokken en bevlogen medewerkers is immers de basis voor kwalitatief goed onderwijs. Deze ambitie vraagt om een strategische aanpak met aandacht voor de koers van het college en de bijbehorende interne en externe ontwikkelingen.

Door teams in kaart te brengen vanuit een kwantitatieve, kwalitatieve en kostentechnische invalshoek, werken we toe naar optimale personeelsbezetting die toekomstbestendig is ingericht qua omvang, wendbaarheid en kwaliteit.

In 2019 vond binnen enkele onderwijsafdelingen een pilot SPP plaats, aan de hand van de notitie Strategische Personeelsplanning KW1C. Op basis van de inzichten uit deze pilot scherpten we in 2020 de werkwijze aan, concretiseerden we en waar mogelijk versimpelden we. Hiermee is een volgende stap gezet om SPP als vaststaand onderdeel op te laten nemen in de Planning- en Control-cyclus per afdeling en dienst. 

Leidinggevenden zijn nu zelf aan zet om hiermee aan de slag te gaan, eventueel met ondersteuning van HR. Enkele afdelingen, zoals Lifestyle en Handel & Commercie, maakten inmiddels een voortvarende start. In 2021 blijft SPP een onderwerp van gesprek tijdens overlegmomenten met afdelingen en diensten. Zo houden we er aandacht voor.

Ontwikkelagenda
In 2020 gingen we samen aan de slag met de Ontwikkelagenda, die het college van bestuur in december 2019 presenteerde. De thema’s die centraal staan zijn: Organisatieontwikkeling, Onderwijsontwikkeling en Leiderschapsontwikkeling. We richtten een Regiegroep op, bestaande uit medewerkers, studenten, de ondernemingsraad, de studentenraad, een aantal directeuren en teamleiders en het college van bestuur. Zij jagen de ontwikkelingen aan, verbinden en ontplooien initiatieven binnen de school.

Het college van bestuur hield medewerkers gedurende het jaar regelmatig op de hoogte van de voortgang van de Ontwikkelagenda. Hiervoor organiseerden zij onder andere ‘inloopmomenten’, waar medewerkers terecht konden met hun vragen en ideeën, plaatsten zij berichten op Ons Portaal en hielden zij online live-events.

Coronacrisis
Vanwege de coronamaatregelen, waarbij Nederland in eerste instantie in gedeeltelijke en later in volledige lockdown was, konden de medewerkers hun werkzaamheden niet op de gebruikelijke manier, vanuit het college, uitvoeren. Thuiswerken heeft een flink beroep gedaan op de wendbaarheid en creativiteit van onze medewerkers, maar leidde uiteindelijk niet tot een verhoogd ziekteverzuim. 

Het college bood onder meer ondersteuning in het online werken door trainingen aan te bieden. Daarnaast stelden we faciliteiten beschikbaar om de thuiswerkplek veilig en verantwoord in te richten. We kozen er dit jaar voor om de vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer door te blijven betalen en geen thuiswerkvergoeding te verstrekken. In het najaar werkten we aan een duurzame, toekomstbestendige regeling rondom thuiswerken. De ondernemingsraad en het college van bestuur gaan hierover in 2021 verder in gesprek.

Nieuwe cao-mbo
In 2020 kwam een nieuwe cao-mbo tot stand. Het betreft een korte overgangs-cao, die inging op 1 juli 2020 en loopt tot 15 mei 2021. Cao-partijen kwamen overeen dat de carrièrepatronen met ingang van 1 juli 2020 werden verhoogd met 3,5%. Medewerkers kwamen per dezelfde datum in aanmerking voor een eenmalige bruto-uitkering van € 825 naar rato van de werktijdfactor. 

Naast een breed intern aanbod van opleidingen en trainingen stellen we medewerkers in de gelegenheid om zich bij externe opleidingsinstituten verder te ontwikkelen. Ondanks dat de coronacrisis er in eerste instantie voor zorgde dat een aantal scholingen uitviel, maakten medewerkers hier ook dit jaar veelvuldig gebruik van en bleven we flink investeren in scholing. Voor een deel van de medewerkers geldt dat zij hun scholing in 2021 afronden.

In 2019 bedroegen de scholingskosten €1.091.716,28. Aan 22 medewerkers werd een Lerarenbeurs toegekend vanuit DUO.

Trajecten op het gebied van leiderschap
In samenwerking met The Thrive ontwikkelden we de volgende leiderschapstrajecten voor alle (toekomstige) directeuren en teamleiders binnen het Koning Willem I College:

Onboarding van nieuwe directeuren en teamleiders
In dit programma heten we nieuwe directeuren en teamleiders welkom en maken we hen wegwijs binnen het Koning Willem I College en we hebben aandacht voor leiderschapsverdieping. We startten dit jaar met negen deelnemers.

Leiderschapsprogramma voor leidinggevenden
Het programma bestaat uit gemeenschappelijke dagen en uit keuzedelen (‘zijpaden’). Het eerste keuzeonderdeel boden we in november 2020 aan en ging in op ‘Het goede gesprek in het kader van R&O’. Deze training is erop gericht om leidinggevenden goed voor te bereiden op deze gesprekken. 23 Deelnemers rondden deze training af.  

Management Potential programma
Medewerkers met potentie en ambitie om door te groeien naar een leidinggevende rol krijgen een nadere kennismaking met leiderschap en inzicht in welk gedrag bij deze rol past. Het programma startte met dertien deelnemers.

Leven lang ontwikkelen

Onze omgeving verandert constant. Als moderne onderwijsorganisatie, vragen we van onze medewerkers dat zij een actieve rol hebben bij het inspelen op deze verandering. Dat betekent dat medewerkers zelf aan het roer staan van hun ontwikkeling. Ze nemen de regie om hun werk zo goed mogelijk te doen, in samenwerking met anderen. En zijn zelf aan zet als het gaat over duurzame inzetbaarheid, nu en in de toekomst. 

Om dit te faciliteren zet het Koning Willem I College ruim in op het leren en ontwikkelen van medewerkers, zowel op individueel als op teamniveau. Medewerkers voeren minimaal eens per jaar een gesprek met hun leidinggevende, om te bespreken aan welke resultaten ze gaan werken en wat nodig is voor hun ontwikkeling.

Van Functionerings- en Beoordelingsgesprekken naar Resultaat- en Ontwikkelgesprekken
Na een succesvolle pilot vervingen we in september de gesprekscyclus van functioneren en beoordelen door Resultaat & Ontwikkelgesprekken (R&O). Leidinggevenden voeren eenmaal per jaar “het goede gesprek” met hun (vaste of tijdelijke) medewerkers om te sturen op talenten. 

Naast aandacht voor de prestatie is er in het gesprek ook nadrukkelijk aandacht voor de gewenste ontwikkeling van medewerkers, vanuit het oogpunt van zowel de medewerker als de leidinggevende. Hierover maken zij concrete afspraken. Het proces rond R&O wordt digitaal ondersteund vanuit het personeelssysteem HR2Day. 

Het Koning Willem I College werkt actief aan vitaliteit van medewerkers om hen fit, gezond en duurzaam inzetbaar te houden in hun loopbaan. Nu en in de toekomst. Dat doen we door een modern vitaliteitsbeleid en uitstekende arbeidsvoorwaarden op het gebied van verzuimbegeleiding en preventie, en door een goed Arbobeleid aan te bieden. 

Vitaliteitsbeleid
Dit jaar deden we een verkenning naar Positieve Gezondheid. We onderzochten of het passend is om dit te introduceren binnen het college voor medewerkers, studenten en onderwijs. In 2021 krijgt dit een vervolg.

Daarnaast maakten we een eerste aanzet voor een visie op vitaliteit, onder andere gebaseerd op het Huis van Werkvermogen. Dit rondden we begin 2021 af. Ook brachten we de huidige instrumenten en de toekomstige instrumenten in kaart. 

Corona had en heeft een grote impact op ons dagelijks leven en vitaliteit kwam hiermee onder druk te staan. We besteedden op verschillende manieren aandacht aan ondersteuning op dit gebied. Denk hierbij onder andere aan het beschikbaar stellen van een corona helpdesk voor medewerkers en leidinggevenden, het aanbieden van sneltesten, de introductie van het Hello-platform, het aanbieden van coaching voor leidinggevenden en het beschikbaar stellen van de telefonische hulplijn. 

Verzuimbegeleiding en preventie
Het jaar 2020 stond in het teken van verdere implementatie van de vernieuwde verzuimaanpak. In dat kader introduceerden we het ‘Inzetbaarheidsoverleg en Beleidsoverleg Inzetbaarheid’ (voorheen (B)SMO). Ook veranderden we de werkwijze ten aanzien van de verzuimregistratie en de opbouw van het volledige re-integratiedossier. Dit vindt vanaf oktober 2020 geheel plaats in HR2day. Track is daarmee uit gefaseerd. 

We maken binnen het college gebruik van een uitgebreide providerboog. Een providerboog bestaat uit een aantal zorgvuldig geselecteerde organisaties die één of enkele interventies op het gebied van arbozorg en personeelszorg kunnen uitvoeren. Het gaat dan bijvoorbeeld om interventies op het gebied van psychische problematiek, lichamelijke klachten of tweede spoor re-integratie.We nemen hiervoor de module Present! bij het Zilveren Kruis af. Deze providerboog kreeg dit jaar meer vorm. Door de inzet van een groot aantal gezondheidsoplossingen kunnen we medewerkers energiek en fit houden.

Het is een providerboog die aansluit bij onze visie en cultuur en bij het raamwerk Huis van Werkvermogen. We zetten in totaal 28 gezondheidsoplossingen in via de providerboog. Uit de figuur in de bijlagen blijkt dat het grootste percentage is ingezet ten behoeve van mentale ondersteuning.

Arbobeleid
In samenwerking met de preventiemedewerkers actualiseerden we het bestaande Arbobeleid en we legden het intern ter besluitvorming voor. In totaal namen dit jaar 165 medewerkers deel aan het Periodiek Medisch Onderzoek dat we in samenwerking met het Jeroen Bosch Ziekenhuis aanbieden.

In november 2020 voerde Effectory voor ons het tweejaarlijkse medewerkers-tevredenheidsonderzoek (MTO) uit. De vragen van het MTO van 2018 breidden we uit met de thema’s ‘sociale veiligheid’ en ‘corona’. Van het totaal aantal medewerkers nam 71,9% de tijd om de vragenlijst in te vullen. Met een score van 8,4 op betrokkenheid, een 7,6 op bevlogenheid en een 7,7 op tevredenheid, behaalden we een mooi resultaat.

Thema’s die we collegebreed oppakken zijn: leiderschap, corona en sociale veiligheid. Met sociale veiligheid bedoelen we specifiek het aanspreken van elkaar en leidinggevende en sociale veiligheid van vrouwelijke medewerkers.

Daarnaast zien we in de scores op afdelingsniveau de volgende aandachtspunten:

• Ervaren werkdruk, in combinatie met onvoldoende tijd om taken naar behoren uit te kunnen voeren;
• Arbeidsomstandigheden: werkplek, klimaat, veiligheid;
• Doorgroeimogelijkheden en aandacht voor loopbaan;
• Leidinggevende aspecten;
• Elkaar aanspreken binnen het team.

Met een 7,7 op het thema ‘goed werkgeverschap’ scoorden we boven het landelijk gemiddelde; dit leverde ons het keurmerk ‘World-class Workplace’ van Effectory op. Het keurmerk ‘World-class Workplace’ is een initiatief van Effectory. Het is Nederlands grootste onafhankelijke keurmerk voor goed werkgeverschap en volledig gebaseerd op de mening van werknemers. We zijn dan ook erg trots op het keurmerk.

Banenafspraak

Vanuit de community-gedachte was het Koning Willem I College al ver vóór de invoering van de Banenafspraak actief op het terrein van inclusief werkgeverschap. Ons uitgangspunt daarbij is dat wij een persoon met afstand tot de arbeidsmarkt, en soms de maatschappij, een plaats geven waar ontwikkeling mogelijk is. We streven niet naar het afvinken van hokjes (‘weer een plaatsing gerealiseerd’).

Dit doen we de ene keer door mensen in dienst te nemen met een afstand tot de arbeidsmarkt en de andere keer door de samenwerking te zoeken met bedrijven die deze personen inzetten voor werkzaamheden op ons college. Maar ook door ‘social return’ mee te laten wegen bij het gunnen van inkoopcontracten.

Het college is ook al geruime tijd actief betrokken bij dagbestedingsactiviteiten. Omdat we al veel initiatieven ontplooien op het gebied van inclusiviteit, is er de afgelopen jaren geen extra nadruk gelegd op het bereiken van de doelen die in de Banenafspraak gesteld zijn. In 2021 onderzoeken we hoe we dit in de toekomst beter kunnen borgen, zodat we ook op dit gebied weer volledig voldoen aan de wet- en regelgeving.

In 2020 is vier keer een beroep gedaan op de Vertrouwenspersoon. Het betrof hier geen integriteitskwesties, wel zaken die te maken hadden met grensoverschrijdend gedrag. Geen van de vier meldingen hebben geleid tot een formele klacht.

Er waren in 2020 geen meldingen in het kader van de Klokkenluidersregeling.