Om nu en in de toekomst onze studenten centraal te stellen, is het belangrijk dat we als organisatie wendbaar en flexibel zijn. We spelen in op landelijke en regionale ontwikkelingen. Ook voor onze medewerkers en andere belanghebbenden willen we zo goed mogelijk presteren. Als organisatie zijn we constant in beweging. Daar hoort ook bij dat we verantwoord risico's nemen.
In dit hoofdstuk vertellen we hier meer over. Ook lees je hier hoe onze studentenraad, ondernemingsraad, college van bestuur en raad van toezicht in 2020 invulling gaven aan hun rol.
4.1 ONZE ORGANISATIE
Juridische structuur
De Koning Willem I-groep bestaat zoals gezegd uit het Koning Willem I College (BRIN-nummer 04FO), BBO De Schalm (BRIN-nummer 24ZW) en de Educatiestichting Koning Willem I College, met aan het hoofd van deze groep Stichting Regionaal Onderwijs Centrum ’s-Hertogenbosch. Stichting Regionaal Onderwijs Centrum 's-Hertogenbosch is feitelijk gevestigd op Vlijmenseweg 2, 5223 GW te 's-Hertogenbosch en is ingeschreven bij het handelsregister onder nummer 41084084.
Het bestuur van Stichting Regionaal Onderwijs Centrum ’s-Hertogenbosch vormt het college van bestuur van het Koning Willem I College, en is ook het bestuur van de Educatiestichting Koning Willem I College. Stichting Regionaal Onderwijs Centrum ’s-Hertogenbosch vormt het bevoegd gezag van het Koning Willem I College en BBO de Schalm.
De raad van toezicht oefent binnen het Koning Willem I College het toezicht uit. De branchecode Goed Bestuur van het mbo is vertaald in de statuten, het reglement raad van toezicht en het bestuursreglement. De taken en werkwijze voor de raad van toezicht zijn vastgelegd in de statuten en het reglement commissie raad van toezicht.
Het bestuursreglement is een aanvulling op wettelijke en statutaire bepalingen en opgesteld conform de statuten en artikel 9.1.7. van de WEB. Deze reglementen zijn in overeenstemming met de branchecode en staan op de website van het Koning Willem I College. Het Koning Willem I College is in 2020 op één aanbeveling afgeweken van de branchecode goed bestuur in het mbo, zoals toegelicht in de verantwoording van de raad van toezicht.
Stichting Steunfonds Mathias Wolff wordt aangemerkt als verbonden partij van Stichting Regionaal Onderwijs Centrum ’s-Hertogenbosch. Stichting Steunfonds Mathias Wolff biedt hulp door Stichting Regionaal Onderwijs Centrum ’s-Hertogenbosch in staat te stellen tot het doen van uitgaven in het belang van het onderwijs, welke niet door andere middelen kunnen worden gedekt. Zo heeft Stichting Steunfonds Mathias Wolff in 2020 cursusgelden betaald voor één student van het Koning Willem I College, welke zelf niet in staat was om de studiekosten te dragen. In geval van betaling van het cursusgeld door derden is een zogeheten derdengeldmachtiging van de student voorhanden.
Onze studenten als middelpunt van de community
Op basis van de evaluatie van een experiment waarbij één directeur meerdere onderwijsafdelingen aanstuurt in 2019, de notities Topstructuur en Autorisatievraagstukken en de Ontwikkelagenda, hebben we als college een beweging ingezet die uitgaat van een wendbare, flexibele organisatie, waarin medewerkers regie nemen en er door leidinggevenden gestuurd wordt op verantwoordelijkheden en resultaten.
Om dat te bereiken kreeg de projectgroep Organisatieontwikkeling de opdracht om in 2020 een visie te ontwikkelen op de toekomstige organisatie van onze organisatie.
Het doel van de doorontwikkeling van onze organisatie is om aantoonbaar beter te presteren op diverse fronten, waaronder de tevredenheid van studenten, de tevredenheid van ouders, de tevredenheid van medewerkers, de tevredenheid van stagebedrijven en -organisaties, de tevredenheid van collega-scholen, examenresultaten, vsv en innovatie. We willen dat de resultaten aan het einde van studiejaar 2021-2022 al zichtbaar zijn.
In deze ontwikkeling staan de volgende uitgangspunten centraal:
- Onze school is een organisatie die is ingericht voor onze studenten, wij spreken de taal van onze student;
- Ons college verzorgt toekomstgericht en innovatief onderwijs, met echte en vernieuwende keuzemogelijkheden voor onze studenten;
- Onze professionals krijgen de ruimte; Wij sturen op resultaten en zetten in op goed werk en persoonlijk leiderschap;
- De regie ligt daarbij zo veel mogelijk op de juiste plek, namelijk zo laag mogelijk in de organisatie.
- Wij zijn wendbaar en flexibel en kunnen daardoor snel inspelen op landelijke en regionale ontwikkelingen.
In 2020 werkte de projectgroep aan een advies met daarin scenario’s voor de doorontwikkeling van de organisatie. Dit advies legden zij eind 2020 voor aan het college van bestuur. In 2021 neemt het college van bestuur, mede op basis van dit advies, verdere besluiten over de doorontwikkeling van de organisatie.
Het Koning Willem I College is een community college. Dat betekent dat wij samenwerken in en met onze community. Een uitgebreide beschrijving van onze samenwerkingspartners en andere belanghebbenden bijschrijven we in hoofdstuk ‘Samenwerken’.
Voor de toekomst heeft onze projectgroep ‘Organisatieontwikkeling’ in opdracht van het college van bestuur scenario’s geschetst voor de doorontwikkeling van onze organisatie. Die doorontwikkeling heeft als doel om met elkaar invulling te geven aan ‘Leren beweegt’, onze herijkte visie op onderwijs en leren.
Dat willen we bereiken door onze studenten nóg meer centraal te stellen en gelijktijdig nog meer professionele ruimte voor onze onderwijsteams te creëren. We zetten in op het benoemen van duidelijke kaders en faciliteren verbindingen in de organisatie.
Daarmee stimuleren wij onderwijsteams om in te zetten op een goede organisatie van generieke onderdelen enerzijds. En we nodigen ze uit om over de eigen schutting heen te kijken en innovatie, creatief denken en interdisciplinaire activiteiten na te streven.
Indeling van onze organisatie
Zoals beschreven in de inleiding verzorgt het Koning Willem I College een breed scala aan opleidingen voor mbo, VAVO en Educatie. In 23 afdelingen (plus de stichting Middelbare Vakopleiding Metaal en een faciliterende Talenacademie) geven wij opleidingen in de sectoren Techniek, Economie, Zorg & Welzijn en Sport, Creatief, Horeca & Toerisme, Orde & Veiligheid, Entree, VAVO en Educatie.
Iedere afdeling wordt aangestuurd door een afdelingsdirectie bestaande uit een directeur en een of meer teamleiders of adjunct-directeuren. In een aantal gevallen stuurt een directeur meer dan een afdeling aan. Binnen onze afdelingen organiseren wij ons onderwijs kleinschalig, rondom de student.
Naast onze onderwijsafdelingen kent het college acht diensten en een projectbureau. Allen leggen verantwoording af aan het college van bestuur.
Zoals beschreven hebben we onze organisatie zo ingericht dat we ons aan onze belanghebbenden en onze community kunnen presenteren als één organisatie. Dat lukt ons omdat onze afdelingen en diensten onderling samenwerken. Hier werken wij grensoverschrijdend.
Acht expertisegroepen, waaronder 'Succesvol schoolverlaten', 'HR', en 'Innoveren, creativiteit en ondernemendheid' bereiden beleid voor. In deze groepen zijn onderwijsafdelingen en diensten vertegenwoordigd. Op deze manier is er sprake van continue interactie. Directeuren bespreken besluiten in het directeurenoverleg, waarin alle afdelingen én diensten zijn samengebracht. Op deze manier borgen we interactie tussen afdelingen en diensten.
Vanuit ondersteunende diensten werken we veel met contactadviseurs, die een brug slaan tussen dienst en afdeling.
Binnen de onderwijsafdelingen hebben studenten hun vaste thuisbasis. De afdelingen hebben een omvang die een persoonlijke benadering van onze studenten mogelijk maakt en borgt.
Onze governancestructuur
Zoals in het organogram van het Koning Willem I College te zien is, bestuurt het college van bestuur de organisatie. Ons college van bestuur legt verantwoording af aan een raad van toezicht.
Intern hebben wij twee actieve medezeggenschapsorganen: De Ondernemingsraad en de Studentenraad. Beide organen hebben constructieve gesprekken met het bestuur en de raad van toezicht over de koers die het college vaart. De raden behartigen op deze manier de belangen van de studenten en de medewerkers binnen onze organisatie, richting het bestuur.
Bekijk de volledige verantwoording van de studentenraad en de ondernemingsraad.
Om tot beleidsbepaling en besluitvorming te komen werken wij binnen het college met expertisegroepen op de belangrijke thema's: Onderwijs & Kwaliteit; Examinering; HR; Innoveren, Kwaliteit en Ondernemendheid; Succesvol Schoolverlaten en Global Goals, Duurzaam Denken en Doen. Daarin zijn docenten van onderwijsafdelingen, medewerkers van ondersteunende diensten en afdelingsmanagement vertegenwoordigd. Expertisegroepen bereiden beleid voor. Beleid dat is voorbereid wordt voorgelegd aan een directeurenoverleg waarin alle afdelings- en dienstendirecteuren en het college van bestuur zitting hebben. Dit directeurenoverleg bereidt besluitvorming voor. Besluitvorming vindt plaats in het Bestuurlijk overleg van het College van Bestuur.
4.2 VERANTWOORDING VAN ONZE RADEN EN HET COLLEGE VAN BESTUUR
Ons college kent een studentenraad, een ondernemingsraad, een raad van toezicht en natuurlijk een college van bestuur. In deze paragraaf lees je hun verantwoording. De studentenraad maakte zelf een jaarverslag.
Verantwoording van de studentenraad
Verantwoording van de ondernemingsraad
2020 was een bijzonder jaar
Corona was zeer bepalend voor het jaar 2020. Er waren ook andere ontwikkelingen. Zo was de ondernemingsraad betrokken bij de aanstelling van een nieuw college van bestuur. De aanstelling van de voorzitter van het college van bestuur is definitief geworden na een openbare sollicitatieronde. Ook het lid is aangesteld na een openbare sollicitatie.
Algemeen
In 2020 voerde de ondernemingsraad in een constructieve sfeer zeven openbare en diverse informele overleggen met het college van bestuur.
De ondernemingsraad heeft in 2020 een aanzet gemaakt tot een meerjarenplan. Hiervoor zijn zij twee dagen extern geweest, waar zij al brainstormend tot nieuwe ideeën en inzichten kwamen. Tijdens deze tweedaagse wisselden zij ook hun gedachten en ideeën uit met het college van bestuur.
Zaken die speelden
- Aansluiten bij het beleidsrijk maken van de begroting middels de OR-kaderbrief, zodat er onderbouwde keuzes worden gemaakt;
- Streven dat in 2020 en verder 75% van alle middelen besteed wordt aan personeelslasten waarbij minimaal 50% van de begroting rechtstreeks besteed wordt aan het onderwijzend personeel;
- Monitoren van de RI&E en Arbowetgeving en verder uitwerken van de campagne sociale veiligheid;
- Stimuleren van het beleid rondom passend onderwijs en teams aan zet;
- Monitoren van het HR-beleid waarbij de professional meer ruimte krijgt voor zijn eigen rol.
De ondernemingsraad bestaat uit vier werkgroepen: financiën, VGWM (Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu), PP&O (Personeel, Professionalisering en Onderwijs) en DI (Duurzame Inzetbaarheid). Deze bereidden de onderwerpen voor die in acht werkvergaderingen en tijdens diverse werkgroep bijeenkomsten door de gehele ondernemingsraad besproken zijn.
Aandachtspunten die blijven spelen
- Afstemmen van de juiste verhouding in de lastenverdeling over de verschillende personeelscategorieën;
- Correct toepassen van de personeelsinzet in het programma Xedule;
- Monitoren van het proces om te komen tot een evenwichtig oordeel op de begroting;
- Ontwikkelen van een campagne om sociale veiligheid binnen het college onder de aandacht te brengen;
- Duidelijkheid, transparantie en communicatie: zowel binnen de ondernemingsraad als naar de achterban.
Tot slot
In november ging Toon Rekkers met pensioen. Toon was bijna 10 jaar lid van de ondernemingsraad.
Wie waren de leden van de ondernemingsraad?
Leden van de OR:
- Mevrouw S. van Belkom
- Mevrouw H. van den Brule
- De heer F. van Buul
- Mevrouw C. van Hees
- Mevrouw T. van Heeswijk
- De heer J. van den Hooven
- De heer F. Jansen
- De heer C. Palm
- De heer T. Rekkers (vicevoorzitter)
- De heer H. van Riel
- De heer P. van Rijswijk (voorzitter)
- De heer P. Sax
- De heer B. Traksel
- Mevrouw M. Witlox
- De heer Y. Yücesan
Ambtelijke ondersteuning:
- Mevrouw E. Renet (ambtelijk secretaris)
Verantwoording van het college van bestuur
Het college van bestuur is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het onderwijs van het Koning Willem I College. Hierbij staat centraal: deelname aan de maatschappij, toeleiding naar de arbeidsmarkt en doorstroom naar het vervolgonderwijs. Het college van bestuur ziet erop toe dat alle opleidingen minimaal voldoen aan de daarvoor gestelde wettelijke eisen aan de basiskwaliteit en stimuleert de onderwijsafdelingen om te voldoen aan eigen aanvullende kwaliteitsvereisten.
De Inspectie van het Onderwijs oordeelde in het najaar van 2020, tijdens het herstelonderzoek, dat de tekortkomingen die zij in 2019 constateerden tijdens het vierjaarlijksonderzoek volledig zijn opgeheven.
De Commissie Kwaliteitsafspraken MBO gaf in oktober 2020 in een gesprek met een vertegenwoordiging van binnen en buiten het college aan dat het Koning Willem I College goed op weg is met de uitvoering van de Kwaliteitsagenda 2019-2022.
De nieuwbouw op Onderwijsboulevard 3, met nieuwe moderne onderwijsomgevingen, verloopt volgens planning en wordt nog voor de zomer van 2021 opgeleverd.
Het college van bestuur bestaat uit drie leden en opereert als een collegiaal bestuur. Ze vervangen elkaar bij afwezigheid, stemmen de verschillende activiteiten onderling nauw af tijdens het wekelijks bestuurlijk overleg, overleggen minstens een keer per twee weken met het voltallige management en voeren daarnaast periodiek overleg met het management van iedere onderwijsafdeling en dienst afzonderlijk.
De portefeuilleverdeling tussen de heer van Kessel (voorzitter college van bestuur; tot 1 april 2020 tijdelijk voorzitter) en mevrouw Majoor (vanaf 15 augustus 2020 lid college van bestuur en opvolgster van de heer van Gerven) is als volgt:
- voorzitter: strategie en organisatie, financiën, facilitaire zaken, ICT, studentenzaken, personeel, communicatie, ondernemingsraad, studentenraad, ouders.
- lid: governance, kwaliteitszorg, onderwijsinhoud en -logistiek, examinering, informatisering, relatie met de arbeidsmarkt, beheer projecten, vavo, educatie.
De heer Van Gerven was nog tot en met april 2021 lid van het college van bestuur.
Het college van bestuur vervult de verantwoordelijkheden zoals vastgelegd in de ‘Branchecode goed bestuur in het mbo’ (van augustus 2014; bijgesteld per 1 januari 2019).
Het bestuur legde de belangrijkste beleidsthema’s voor 2020 en 2021 vast in de Ontwikkelagenda: organisatieontwikkeling, onderwijsontwikkeling, leiderschapsontwikkeling en cultuurontwikkeling. Alle onderwijsafdelingen en diensten vertaalden de ambities in de Ontwikkelagenda in acties in de voortgangsrapporten van hun meerjarenplannen.
Als vervolg op de Ontwikkelagenda startten we in het najaar van 2020 een project om te komen tot een meerjarenbeleidsplan voor de periode 2021-2024; gelijktijdig is de Ontwikkelagenda vanwege de ontwikkelingen geupdatet naar een versie 1.1.
Parallel aan de uitvoering van de Ontwikkelagenda speelden twee ontwikkelingen een grote rol in 2020: de corona-pandemie en een verkenning naar een intensieve en duurzame samenwerking tussen het Koning Willem I College en De Leijgraaf. Als antwoord op corona stelden we een adviesteam en een projectteam corona samen. Het adviesteam komt wekelijks bij elkaar, bespreekt voorkomende ontwikkelingen en informeert de organisatie over de besluitvorming daarover. Het projectteam doet in een plan van aanpak voorstellen over de wijze waarop het leren en het werken binnen de RIVM-maatregelen kan worden vormgegeven.
De positieve verkenning naar de intensieve en duurzame samenwerking tussen het Koning Willem I College en De Leijgraaf leidde tot een getekende intentieovereenkomst, waarin we afspraken om de samenwerking nader te onderzoeken.
Leden college van bestuur:
- De heer mr. drs. J.C.N. van Kessel, voorzitter (tot 1 april 2020 tijdelijk voorzitter)
- Mevrouw dr. D.J.M. Majoor, lid per 15 augustus 2020
- De heer drs. C.L.E.M. van Gerven, lid tot 25 april 2021
Lees hier verder voor de nevenfuncties van de leden van het college van bestuur.
Verantwoording van de raad van toezicht
Het college van bestuur legt tijdig, volledig en correct verantwoording af over de bedrijfsvoering aan de raad van toezicht. De raad van toezicht hanteert het principe van toezicht op afstand, met als uitgangspunt goed bestuur, zoals gedefinieerd in de ‘Branchecode goed bestuur in het mbo’ (van augustus 2014; bijgesteld per 1 januari 2019). Uitgangspunten van deze code zijn verwerkt in de statuten van de Stichting Regionaal Onderwijs Centrum ’s-Hertogenbosch, het Bestuursreglement en het Reglement Commissies Raad van Toezicht.
Daarnaast heeft de raad van toezicht in 2015 een toezichtkader vastgesteld met doelstellingen voor het eigen functioneren. Het geformuleerde kader geeft sturing en richting. Het toezichtkader is in goed overleg met het college van bestuur tot stand gekomen. Regelmatig overleggen de voorzitter van de raad van toezicht en het college van bestuur informeel over beleidskwesties.
De voltallige raad van toezicht overlegde in 2020 viermaal met het college van bestuur over strategische beleidszaken, zoals de Ontwikkelagenda met de thema’s organisatieontwikkeling, onderwijsontwikkeling, leiderschapsontwikkeling en cultuurontwikkeling, het strategisch beleidsplan HR, financiën en huisvesting, onderwijs en kwaliteit, de branchecode goed bestuur in het mbo, governance en de AVG.
De raad sprak in juni met de accountant over het accountantsverslag en de jaarrekening over 2019. De raad van toezicht keurde in 2020 het jaarverslag 2019 en de begroting 2021 goed. Enkele leden van de raad van toezicht hebben in 2020 onderwijsafdelingen bezocht, voor een meer complete beeldvorming van het onderwijs.
De raad van toezicht voerde daarnaast in 2020 constructieve gesprekken met de Studentenraad en de Ondernemingsraad. Een tweetal thema’s was in 2020 veelvuldig onderwerp van gesprek: de corona-pandemie en de wijze waarop het Koning Willem I College daarop reageerde. En de verkenning en aansluitend daarop het onderzoek naar een intensieve en duurzame samenwerking tussen het Koning Willem I College en ROC de Leijgraaf, op basis van een getekende intentieovereenkomst.
De raad van toezicht kent een Commissie Financiën en Huisvesting. Belangrijkste onderwerpen die deze commissie besprak waren het accountantsverslag, de invulling van business control, de nieuwbouw, de begroting 2021 en de meerjarenbegroting 2021-2023. In de commissie hebben leden van de raad van toezicht, het college van bestuur en directeuren en medewerkers van ondersteunende diensten zitting, op basis van hun expertise. Daarnaast zijn er nog drie (gemandateerde) commissies: de Agendacommissie, de Commissie Onderwijs en Kwaliteit en de Remuneratiecommissie.
Op 14 oktober 2019 werd de heer Van Kessel vanuit de raad van toezicht gedelegeerd als waarnemend voorzitter van het college van bestuur. Met ingang van 15 december werd de heer Van Kessel als tijdelijk voorzitter aangesteld. Vanuit de wetenschap dat de heer van Gerven in 2021 afscheid neemt van het Koning Willem I College, zette de raad van toezicht in het voorjaar van 2020 een zorgvuldige open procedure uit om te komen tot een nieuwe samenstelling van het college van bestuur.
Vanuit die procedure is de heer Van Kessel gekozen als voorzitter van het college van bestuur en in die functie per 1 april 2020 benoemd. Aansluitend is mevrouw Majoor per 15 augustus 2020 aangesteld als lid van het college van bestuur. Bij de benoeming van de nieuwe leden van het college van bestuur is complementariteit een belangrijk vertrekpunt geweest.
Ten behoeve van de continuïteit bestaat het college van bestuur tot 1 mei 2021 tijdelijk uit drie leden. Dit biedt de heer Van Gerven de gelegenheid om zijn jarenlange ervaring te delen met de nieuw aangestelde bestuursleden. De raad van toezicht is ten behoeve van de borging van de continuïteit van de organisatie met de aanstelling van de heer Van Kessel afgeweken van de aanbevelingen in de branchecode goed bestuur in het mbo. Daarbuiten heeft de raad van toezicht, evenals in de afgelopen jaren, volledig gehandeld in lijn met de branchecode goed bestuur in het mbo.
Jaarlijks voert de raad van toezicht functionele voortgangsgesprekken met de leden van het college van bestuur. De remuneratiecommissie voert gesprekken met de individuele leden van het college van bestuur. Daarna spreekt de commissie met het voltallige college van bestuur, evalueert en maakt vervolgafspraken.
De raad van toezicht stelt de invulling van de eigen rol van toezichthouder jaarlijks in een zelfevaluatie aan de orde. Daarbij kijken zij onder meer of de rol- en taakverdeling binnen de raad nog juist is, of de doelstellingen bereikt zijn en waar de raad mogelijkheden tot verbetering ziet. De raad van toezicht toetst de eigen evaluatie bij de leden van het college van bestuur en legt afspraken schriftelijk vast.
In verband met het onderzoek naar een intensieve en duurzame samenwerking tussen het Koning Willem I College en ROC de Leijgraaf schortte de raad van toezicht de procedure voor de werving van nieuwe leden op, aangezien een (bestuurlijke) fusie en daarmee het samengaan van de raden van toezicht op relatief korte termijn een uitkomst van het onderzoek zou kunnen zijn.
Leden raad van toezicht (per 31-12-2020)
- De heer drs. J. Hamming, voorzitter
- Mevrouw mr. G.M.D. Peters-van Gorp, secretaris
- De heer drs. J.H.L.M. Galema
- Mevrouw M.L.G. van der Kruis MCM
- Mevrouw prof. mr. A. Oskamp
De heer De Bruin, niet meer hernoembaar per 20 maart 2020, trad een kwartaal later af, namelijk per 16 juni 2020. Reden hiervoor is dat de jaarrekening 2019 in juni 2020 werd goedgekeurd en vastgesteld door de raad van toezicht.
In artikel 7 van het Bestuursreglement van de Stichting Regionaal Onderwijs Centrum ’s-Hertogenbosch zijn criteria opgenomen voor het aanvaarden van nevenfuncties door een lid van het college van bestuur. De raad van toezicht hanteert dezelfde criteria.
Lees hier verder voor de nevenfuncties van de leden.
4.3 FACILITAIRE ZAKEN
Bedrijfshulpverlening
Oefenen met de bhv-organisatie bleek in 2020 een flinke uitdaging. Er was een planning van oefeningen die gehouden zouden worden, maar een groot deel heeft niet plaats kunnen vinden. Afstand kon niet worden gegarandeerd en de spaarzame lessen die op locatie plaatsvonden wilden we niet verstoren.
De werkinstructie die uitlegt hoe te handelen tijdens een ongeval pasten we aan aan de huidige regels rondom corona. Hierbij hielden we de richtlijnen van het Oranje Kruis aan.
In 2020 zijn er weinig bhv-gerelateerde incidenten geweest. Waarschijnlijk speelt de beperkte bezetting op de diverse locaties hier een rol in.
Preventie
Incidenten, zoals een ongeval op de werkvloer, kwamen minder vaak voor. We waren tenslotte ook minder aanwezig met z’n allen, dus dat kan een verklaring zijn.
Nieuwe medewerkers van de Middelbare Techniek School, de afdeling Bouw-infra, Architectuur & Meubeldesign en de afdeling Mobiliteit & Logistiek volgden een veiligheidstraining, waarbij aandacht was voor de risico’s binnen de praktijklokalen en op de werkplek.
Werkplekonderzoeken waren een grotere uitdaging, dit jaar waren de werkplekken veelal thuis. Maar de mensen die hulp inriepen bij de preventiemedewerkers zijn op weg geholpen. Tijdens de eerste lockdown stelden we een document op waarin we uitlegden hoe je je thuiswerkplek ergonomisch kunt inrichten.
Beveiliging
Als beveiliger thuiswerken is geen optie. Zij zijn dan ook het hele jaar gewoon op school gebleven om de onderwijslocaties te bewaken. Maar van een levendige bruisende school naar een stille en verlaten plek is ook hier schakelen in de werkzaamheden.
Grote wijzigingen in 2020 waren uiteraard afstand houden van elkaar, het algehele rookverbod na de zomervakantie en het dragen van een mondkapje vanaf oktober. En hoewel dat vaak goed ging, bleek het soms nog wel eens lastig om deze nieuwe regels op te volgen.
Toegankelijkheid
Iedereen die wil studeren is welkom op het Koning Willem I College. Daarom vinden we toegankelijkheid van de locaties belangrijk. Om de diverse locaties goed toegankelijk te houden en waar mogelijk te verbeteren zetten we in 2020 een aantal acties uit.
Zo zijn er op de locatie Vlijmenseweg nieuwe tourniquets geplaatst tussen de gebouwen S en M, waardoor de bushalte makkelijker te bereiken werd. Ook breidden we de blindengeleidestrook op de locatie Vlijmenseweg verder uit.
Bij de bouw op de locatie Onderwijsboulevard zorgden we dat de locatie voor mensen met een lichamelijke beperking toegankelijk bleef. Op de locatie Sint Jorisstraat plaatste de eigenaar van het gebouw een nieuwe lift.
De dienst Facilitair Bedrijf & IT is verantwoordelijk voor een adequate en efficiënte ondersteuning van de primaire en secundaire processen binnen het Koning Willem I College.
Huisvesting en duurzaamheid
De nieuwbouw op de locatie Onderwijsboulevard vordert gestaag! Na een kleine vertraging bij de start is de geplande oplevering op 1 juni 2021 ruim op tijd om het Bijna Energie Neutrale Gebouw (BENG) in het studiejaar 2021 - 2022 in gebruik te nemen. De gevreesde (met name leverings-) problemen door corona bleven uit en juist door corona heeft het onderwijs nauwelijks hinder ondervonden van de bouw van ons nieuwe visitekaartje. Lees meer over de grootschalige nieuwbouw.
Met dat visitekaartje doelen we niet alleen op de algemene uitstraling van onze techniekcampus, maar ook op het feit dat we duurzaamheid hoog in het vaandel hebben staan. De houten draagconstructie valt in dit opzicht als eerste op en zorgde in 2020 voor veel landelijke publiciteit. Daarnaast stijgt na voltooiing ons aantal zonnepanelen van 930 naar 1.090!
In de bestaande bouw op de Onderwijsboulevard waren na de daken nu de kozijnen aan de beurt voor isolatie. In 2020 is ongeveer de helft van de kozijnen vervangen door nieuwe kozijnen met isolerende triple (!) beglazing. Hetzelfde is gebeurd op de in 2019 aangekochte vestiging aan de Weidonklaan. De helft van kozijnen is inmiddels vervangen, ook hier door aluminium kozijnen met dubbel glas.
Als laatste vond in 2020 een aanbesteding plaats voor de volgende isolatiefase van de kazernegebouwen op de locatie Vlijmenseweg. Gebouw B voorzagen we in 2020 van nieuwe houten kozijnen met dubbel glas en de opdracht voor isolatie van gebouw G is gegeven. Deze voeren we in 2021 uit.
Bekijk voor uitgebreide verslaglegging het Jaarverslag Energie van het Koning Willem I College. Of bekijk hier onder 'toon meer' een samenvatting van het verslag.
Samenvatting jaarverslag energie
De gezamenlijke CO2-uitstoot van onze onderwijslocaties aan de Vlijmenseweg en de Onderwijsboulevard is gedaald met 17% ten opzichte van 2019. In vergelijking met topjaar 2010 is dit een daling van 45%. We zijn erg tevreden over deze daling en we zijn er nog niet. In 2030 willen we 50% besparing hebben gerealiseerd ten opzichte van het jaar 2010. Dit doel komt in zicht!
Elk jaar nemen we maatregelen om onze CO2-uitstoot terug te brengen. Zo zetten we afgelopen jaar op locatie Vlijmenseweg dubbel glas in gebouw B. Op locatie Onderwijsboulevard 3 plaatsten we zelfs driedubbel glas.
Minder activiteiten op onze onderwijslocaties in 2020 zien we terug in ons waterverbruik: dit daalde met 40%.
Onze zonnepanelen brachten afgelopen jaar 296.234 kWh op. Daarmee kunnen maar liefst 85 huishoudens van stroom worden voorzien. Inmiddels halen we 37% van de stroom die we gebruiken op locatie Onderwijsboulevard 3 uit zonne-energie. Dit leverde het college in 2020 € 42.458 op.
4.4 INFORMATISERING
Op het gebied van onze informatievoorziening zijn in 2020 grenzen verlegd. Eerder voorgenomen stappen op het gebied van digitalisering zijn door de crisis soms eerder dan gepland gerealiseerd. Met de inzet van diverse apps zoals Microsoft Teams, Stream en Pocket Didactiek creëerden we goede mogelijkheden voor online- en blended learning. Daarvoor realiseerden we ook succesvol trainingen en een ondersteuningsplatform voor leraren. Dit heeft hen geholpen om hun werkwijze te variëren en daarbij interactieve, digitale tools in te zetten. Dit was een doel uit het meerjarenplan ‘Ambitie, Aandacht, Ambiance’. Ook maakten we Livestreams mogelijk, waardoor het college van bestuur op een laagdrempelige manier in verbinding kon blijven met alle medewerkers.
In het plan- en rooster proces deden we diverse aanpassingen om het roosteren van online lessen mogelijk te maken, inclusief de registratie van aan- en afwezigheid bij online of hybride lessen. Examens waarvoor dat mogelijk was zijn digitaal afgenomen, waarbij we opnames in MS Stream veiligstelden.
Omdat dit jaar ook de voorlichting en werving van nieuwe studenten grotendeels online moest plaatsvinden, leverden we diverse tools op om dit mogelijk te maken. Bijvoorbeeld een hulpmiddel om via de website van het college een afspraak met een studieadviseur te plannen.
Vanuit de doelstelling om leermiddelen goed beschikbaar te maken in de Digitale Leer- en Werk Omgeving, zijn we in 2020 succesvol aangesloten op de Educatieve Content Keten. De KW1C-app is uitgebreid met summatieve studieresultaten, zodat onze studenten gemakkelijker hun voortgang en ontwikkeling kunnen volgen. In aanloop naar digitaal centraal aanmelden voor studenten, realiseerden we in 2020 de aansluiting op de Voorziening Vroegtijdig Aanmelden.
Op gebied van personeelsinformatie namen we in ons nieuwe personeelssysteem functies in gebruik voor de digitale afhandeling van ziek- en betermeldingen en het voeren van resultaat- en ontwikkelgesprekken. Andere innovaties vonden plaats voor onder andere de vernieuwing van het rapportagecentrum, een nieuwe applicatie voor registratie opleidingen en organisatie-eenheden en de informatievoorziening voor de afdeling Educatie.
Een doorkijkje naar de toekomst geeft een beeld van verdere digitalisering en ondersteuning van het onderwijs met blended en hybride leren. We blijven, samen met de sector, inzetten op dataondersteund onderwijs. Daarnaast bestaat de behoefte om meer wendbaarheid in de organisatie in het algemeen en in de ICT-organisatie in het bijzonder te creëren.
4.5 COMPLIANCE EN REGELGEVING
Interne beheersing
Het Koning Willem I College beschikt over een managementdashboard, waarmee we de belangrijkste risico’s inzichtelijk maken. Het dashboard bevat actuele informatie over studenten, personeel, studiesucces, financiën en tevredenheid van studenten. Daarnaast voert het college periodiek kwaliteits-, handhavings- en tevredenheidsonderzoeken uit, op basis waarvan we risico’s in beeld brengen, zodat we adequaat kunnen bijsturen. Voor de financiële sturing maken we gebruik van een (meerjaren)begroting en taakstellende budgetten voor activiteiten, investeringen en voorzieningen.
Een belangrijk instrument in het kwaliteitszorgsysteem is de interne audit waarmee we bij de onderwijsafdelingen de onderwijskwaliteit in beeld brengen. In 2020 zetten we belangrijke stappen om te komen tot een herijking van de auditsystematiek. We onderzoeken op welke manier we het dialoogmodel, dat binnen het Kwaliteitsnetwerk MBO is ontwikkeld, kunnen inzetten om tot een onderwijsdialoog met het onderwijsteam te komen. Gelijktijdig herijken we de zelfevaluatie; de zelfevaluatie geldt als belangrijke input voor de onderwijsdialoog.
Ook zijn er de jaarlijkse accountantscontroles en worden op basis van landelijk beschikbare data toekomstige studentenstromen in beeld gebracht. Daardoor is er zicht op de belangrijkste risico’s voor onderwijskwaliteit, financiën, demografische ontwikkelingen en (provinciale) economische ontwikkelingen.
Omgaan met risico’s (risicomanagement) is een belangrijk onderdeel van het op een beheerste en weloverwogen manier realiseren van de strategische doelen uit het meerjarenplan. Risico’s zijn geen zaken die altijd vermeden moeten worden. Het is wel van belang ze in beeld te hebben en bewuste keuzes te maken over de beheersing. De afgelopen jaren zetten we stappen om het risicomanagement verder te verbeteren. Ons doel daarbij was een stelsel van risicobeheersing te ontwikkelen en te verankeren in de planning-en-controlcyclus.
In 2017 brachten we in beeld welke beheersmaatregelen we al namen, hoe effectief deze zijn en op welke risico’s nog aanvullende of nieuwe maatregelen nodig zijn. In de Ontwikkelagenda, die in het najaar van 2019 is opgesteld, namen we acties op die voor een belangrijk deel het antwoord zijn op de gesignaleerde risico’s.
Informatiebeveiliging en privacybescherming
Het Koning Willem I College heeft informatiebeveiliging en privacybescherming hoog in het vaandel staan. In de MBO Benchmark IBP 2020 blijkt dit onder andere uit de bovengemiddelde score op het gebied van informatiebeveiliging en privacybescherming.
Sinds 2015 is het Koning Willem I College gecertificeerd volgens de norm NEN/ISO 27001, de norm op het gebied van informatiebeveiliging. We realiseerden nagenoeg alle maatregelen voortvloeiend uit de bijbehorende ISO 27002 norm. Verbeteracties en maatregelen voortvloeiend uit de PDCA-cyclus blijven logischerwijs punt van aandacht.
Vanuit het informatiebeveiligingsbeleid geeft de ingestelde Beleidsgroep IBP namens het college van bestuur richting aan informatiebeveiliging en privacybescherming.
In 2020 registreerden we in totaal negentien datalekken, allemaal kleinschalig. Deze datalekken hadden geen nadelige gevolgen voor de privacy van de betrokkenen en zijn daarom niet gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Een voortdurend punt van aandacht is het verhogen van het bewustzijn en kennis op het gebied van informatiebeveiliging en privacybescherming. Vast onderdeel hierin vormen de wettelijke bepalingen uit de AVG. Eind 2020 startten we een nieuwe bewustwordingscampagne op het gebied van informatiebeveiliging en privacybescherming. Deze campagne krijgt in 2021 en 2022 een vervolg.
Medewerkers worden op het gebied van informatiebeveiliging en privacybescherming sinds 2018 ondersteund door een interne Functionaris voor Gegevensbescherming en een Corporate Information Security Officer.